Niemal w każdym przedsiębiorstwie dochodzi do wytwarzania dużej liczby dokumentów papierowych. Po wymaganym okresie przechowywania, dokumenty te muszą zostać poddane procesowi utylizacji. Warto zadbać o to, by proces niszczenia dokumentów papierowych w firmie przebiegał szybko, sprawnie i bez ponoszenia dodatkowych niepotrzebnych kosztów.
Dlaczego tak ważne jest niszczenie dokumentów papierowych po upływie wyznaczonego terminu ich przechowywania?
Dokumenty firmowe zawierające dane poufne lub wrażliwe przechowuje się przez określony czas. Oznacza to, że gromadzenie sterty niepotrzebnej dokumentacji papierowej w firmie jest działaniem bezcelowym. Zajmujące niepotrzebne miejsce dokumenty firmowe w wersji papierowej i elektronicznej należy jak najszybciej przekazać do utylizacji. Usługi te świadczą profesjonalne firmy, które zajmują się dostarczaniem pojemników na dokumenty zgodnych z RODO, jak i utylizacją nośników danych czy też bezpiecznym niszczeniem firmowych dokumentów papierowych. Przechowywanie w magazynach dużej liczby dokumentów zawierających dane poufne lub wrażliwe, jest niezgodne z obowiązującymi normami prawnymi. Właściciel przedsiębiorstwa, który nie zadba o utylizację papierowych dokumentów firmowych, a także zniszczenie nośników danych w prowadzonej przez siebie firmie, może narazić się na odpowiedzialność karną wynikającą z tego tytułu.
Jak pozbyć się małej ilości dokumentów w firmie?
Osoby prowadzące działalność gospodarczą, zatrudniające niewielu pracowników, zazwyczaj wytwarzają znikomą ilość papierowych dokumentów firmowych. Dlatego też proces ich utylizacji nie wymaga korzystania z usług firmy zajmującej się utylizacją dokumentów firmowej. Tego typu działanie można zorganizować samodzielnie. Wystarczy zaopatrzyć swoje biuro czy przedsiębiorstwo w profesjonalne niszczarki zgodne z RODO. To urządzenia, które wyróżniają się wysokimi parametrami technicznymi. Można je dopasować do swoich indywidualnych potrzeb i preferencji.
Niszczarki zgodne z RODO mogą być wyposażone w automatyczny lub ręczny podajnik papieru i mieć dodatkową opcję, która pozwoli na niszczenie firmowych płyt CD, kart telefonicznych, kredytowych czy płatniczych. Niszczarki zgodne z normami RODO można dopasować pod względem wielkości do metrażu posiadanego biura. Wówczas ten sprzęt elektroniczny nie będzie zajmował wolnego miejsca i przeszkadzał w codziennym wykonywaniu obowiązków zawodowych.
Mobilne niszczenie dokumentów – kiedy warto skorzystać z usług firmy?
Prowadzenie dużego przedsiębiorstwa bądź też średniej firmy, wytwarzającej spore ilości dokumentów papierowych przeznaczonych do utylizacji, wymaga nawiązania współpracy z podmiotem, który oferuje mobilne niszczenie dokumentów firmowych. Jest to najlepsze rozwiązanie w przypadku, gdy nie ma się możliwości bądź czasu na samodzielne dostarczanie dokumentów firmowych do utylizacji.
Powszechnie znane, mobilne niszczenie dokumentów odbywa się z zachowaniem wszystkich norm bezpieczeństwa. Warto zaufać jednostkom mającym doświadczenie w branży niszczenia i zabezpieczenia dokumentacji firmowej. To przedsiębiorstwa, które opracowały skuteczne i wydajne w działaniu systemy mobilnego niszczenia papierowej dokumentacji firmowej. Oprócz tego podmioty te przyjmują także firmowe elektroniczne nośniki danych, z przeznaczeniem do ich utylizacji.
Przedsiębiorstwa oferujące mobilne niszczenie dokumentów firmowych świadczą usługi transportu dokumentacji do wyznaczonych punktów, a następnie poddają ją procesowi trwałego zniszczenia. Klient może otrzymać nagranie z tego procesu, co pozwoli mu na kontrolowanie czy firmowe dokumenty do utylizacji nie dostały się w niepowołane ręce.
Istnieją różne sposoby na utylizację papierowych dokumentów firmowych. Warto dopasować je do swoich indywidualnych potrzeb i preferencji. W przypadku małych i średnich przedsiębiorstw mogą być to niszczarki zgodne z RODO. Duże firmy wytwarzające znaczną liczbę dokumentów przeznaczonych do utylizacji, mogą zamówić mobilne niszczenie dokumentów.
