Kiedy niszczenie dokumentów jest konieczne?

Wiele osób zastanawia się, w jakich sytuacjach można bezpiecznie i bez żadnych konsekwencji wyrzucić dokumenty firmowe na śmietnik? Odpowiedź na to pytanie zawarta jest w przepisach, regulujących tę kwestię. Chodzi tutaj przede wszystkim o RODO, jak również inne artykuły prawne, traktujące o ochronie danych osobowych, a także zabezpieczeniu dokumentów z przeznaczeniem do utylizacji, które zawierają dane tajne, poufne i wrażliwe. 

Firmy zobowiązane do przechowywania i utylizacji dokumentów firmowych

Na wielu forach internetowych, jak również nieprofesjonalnie prowadzonych stronach internetowych, pojawiają się informacje o tym, że firmy mogą wyrzucać odpady papierowe zawierające dane wrażliwe, poufne czy tajne, na tradycyjne wysypiska śmieci bądź też umieszczać je w kubłach i pojemnikach, przeznaczonych do gromadzenia odpadów komunalnych. To błędna informacja, która może narazić osobę niedoświadczoną, która po raz pierwszy prowadzi swoją działalność gospodarczą, na bardzo poważne sankcje finansowe. Wszyscy przedsiębiorcy, bez wyjątku, są zobowiązani do przechowywania dokumentacji firmowej przez określony czas, który wyznaczył ustawodawca. Osoby te, muszą zadbać również o prawidłową utylizację odpadów papierowych w firmie, w taki sposób, aby była ona przeprowadzona zgodnie z prawem. Chodzi tutaj przede wszystkim o to, aby zabezpieczyć dokumenty papierowe do zniszczenia w firmie przed wykradnięciem z nich danych, mogących narazić na szkodę jednostki, instytucje, klientów indywidualnych, jak również inne podmioty, współpracujące z daną placówką. 

Prawidłowy proces niszczenia dokumentów w firmie

Jednym z najlepszych sposobów na pozbycie się firmowych dokumentów papierowych zgodnie z prawem jest usługa niszczenia dla firm, realizowana przez wyspecjalizowane jednostki. Jeśli w dużych przedsiębiorstwach pojawia się spora ilość odpadów papierowych zawierających dane poufne, należy zadbać o to, aby wyznaczona jednostka zewnętrzna odbierała je w określonym odgórnie terminie, przewoziła do strzeżonego punktu, a następnie poddawała utylizacji w spalarni. To mobilne niszczenie dokumentów firmowych, które dotyczy jedynie bardzo dużych przedsiębiorstw. Z kolei osoby, które posiadają znikomą ilość odpadów papierowych w firmie, powinny zainwestować w odpowiednio dobrany sprzęt. Tylko wówczas mogą oni mieć pewność tego, że na bieżąco będą pozbywać się dokumentacji papierowej w przedsiębiorstwie. Chodzi tutaj przede wszystkim o drukarki zgodne z RODO. Sprzęt ten poradzi sobie z niewielką ilością dokumentów, które będą pocięte na paski o optymalnie dobranej szerokości i długości. To odcinki, które uniemożliwią identyfikację danych zawartych na odpadach papierowych, wytwarzanych przez firmę. 

Proces niszczenia dokumentów niejawnych

W niektórych placówkach zachodzi konieczność niszczenia dokumentów niejawnych. To specyficzna grupa firmowych odpadów papierowych, które wymagają specjalnej procedury ich utylizacji. Usługę niszczenia zbędnej dokumentacji w firmie, która zawiera informacje niejawne, należy powierzyć wyłącznie wyspecjalizowanym jednostkom. To profesjonalnie działające firmy, które oferują mobilne niszczenie dokumentów firmowych. Specjalna grupa przygotowanych do tego celu dokumentów zawierająca dane niejawne musi być wydzielona posegregowana i przetransportowana w zaplombowanych workach. Dzięki temu można zachować poufność danych. Worki te są ważone na miejscu odbioru. Ich waga musi zgadzać się z tą, która była wskazana wcześniej w trakcie konstruowania zlecenia dla firmy zajmującej się mobilnym niszczeniem dokumentów w przedsiębiorstwie. Dokumenty niejawne powinny być przechowywane w odpowiednio dobranych pojemnikach lub szafkach. Do nich należą z pewnością szafki na dokumenty zgodne z RODO, a także pojemniki zgodne z RODO. Pierwsze to produkty dostępne w abonamentowej usłudze niszczenia dokumentów. Polecane przez nas szafki na dokumenty zgodne z RODO umożliwiają przygotowanie dokumentów niejawnych do procesu ich transportowania. Można w nich składować odpady papierowe w firmie, przeznaczone do zniszczenia. To elementy wyposażone w wrzutnie, które zapobiegają w wyjęciu dokumentów. Pozwala to na zabezpieczenie akt niejawnych przed wyjęciem ich.

Konieczność utylizacji odpadów papierowych w firmie dotyczy każdego przedsiębiorcy. To wymóg, który należy spełnić, aby nie narazić się na odpowiedzialność karną. Obecnie nie ma możliwości wyrzucania dokumentacji firmowej w sposób tradycyjny, z wyjątkiem czystych kartek bądź też tych, zawierających wydruki, grafikę lub tekst niemający żadnego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

(Visited 11 times, 1 visits today)
Daniel

Daniel

Daniel jest redaktorem w ogólnopolskim portalu dla przedsiębiorców "One Mln". Portal ma za zadanie dzielić się wiedzą poprzez specjalistyczne artykuły i wypowiedzi ekspertów. Posiada wykształcenie dziennikarskie i ponad trzyletnie doświadczenie w dziennikarstwie biznesowym, a także dwuletnie doświadczenie w zakresie public relations.
Facebook
Twitter
LinkedIn

Więcej do czytania

Close